Schichtabrechnung mit dem iPhone

Eine Kasse ist kein Ort, sondern eine Zählung

In der Gratis-Fassung zählt Münzo eine Kasse. Für einen Marktstand oder eine Nachhilfestunde reicht das. In einem Betrieb mit Theke, Terrasse und Abendkasse reicht es nicht, weil drei Zählungen, die nacheinander in dasselbe Fenster laufen, am Ende eine einzige Zahl ergeben, die niemandem gehört.

Deshalb kennt Münzo Pro mehrere benannte Kassen. Du gibst ihnen die Namen, die im Betrieb ohnehin fallen: Theke, Terrasse, Abendkasse. Jede führt ihre eigene Zählung, ihr eigenes Wechselgeld und ihren eigenen Verlauf. Beim Umschalten wechselt der Bildschirm mit, und du zählst weiter, ohne etwas zu notieren.

Wechselgeld ist der Teil, den man vergisst

Der eigentliche Bruch in jeder Schichtabrechnung liegt nicht in der Summe, sondern in der Frage, was davon liegen bleibt. Der Wechselgeldbestand ist gezähltes Geld, aber kein Umsatz, und er darf weder im Beutel landen noch aus dem Ist verschwinden.

Münzo trennt beides: Du zählst die ganze Schublade, trägst das Wechselgeld ein, das für die nächste Schicht bleibt, und siehst darunter den abzuführenden Betrag. Wer den Bestand jeden Abend gleich hoch zurücklegt, hat morgens dieselbe Startlage und abends eine Zahl, die vergleichbar ist. Wer ihn nach Gefühl zurücklegt, hat weder das eine noch das andere.

Die Übergabe zwischen zwei Schichten

1. Kasse wählenDer Name oben ist die Zuordnung. Wer abrechnet, sieht sofort, welche Kasse offen ist.
2. Zu zweit zählenEine Person sortiert und tippt, die andere liest die Zählliste gegen. Das kostet zwei Minuten und beendet die meisten Diskussionen, bevor sie beginnen.
3. Kassenbericht eintragenDer Wert aus dem Kassensystem. Ab hier weiß Münzo, ob etwas fehlt.
4. Beleg als PDF erzeugenEine Seite mit Kasse, Zeitpunkt, Zählliste, Abgleich und Unterschriftszeile. Das ist die Übergabe.
5. Zählung abschließenSie wandert in den Verlauf, die Kasse startet leer, die nächste Schicht beginnt mit einer sauberen Zeile.

Was der Verlauf nach drei Wochen zeigt

Jede abgeschlossene Zählung bleibt mit Datum, Stückzahl und Differenz erhalten. Das ist unspektakulär, bis man es zum ersten Mal von oben liest: Ein einzelner Fehlbetrag ist ein Zählfehler. Derselbe Fehlbetrag jeden Dienstagabend ist ein Ablauf, der nicht stimmt. Ein Verlauf, der immer exakt aufgeht, ist übrigens auch ein Signal, meistens dafür, dass jemand die Differenz vor dem Eintragen ausgleicht.

Aus jeder Zeile im Verlauf lässt sich der Beleg erneut erzeugen, als PDF oder als CSV. Die CSV nutzt Dezimalpunkte, damit die Tabellenkalkulation die Werte als Zahlen liest, und behält die lesbare Bezeichnung in der Spalte daneben.

Der Trinkgeldtopf gehört nicht in dieselbe Zählung

Wenn Trinkgeld in derselben Schublade landet, misst der Kassensturz zwei Dinge gleichzeitig, und die Differenz ist danach nicht mehr zu deuten. Die saubere Lösung ist eine eigene benannte Kasse für den Topf. Wie das aussieht und wie danach geteilt wird, steht auf der Seite zum Trinkgeld zählen.